LE PREMIER MINISTRE, CHEF DU GOUVERNEMENT,
A MESDAMES ET MESSIEURS :
– LE VICE-PREMIER MINISTRE ;
– LES MINISTRES D’ETAT ;
– LES MINISTRES ;
– LES MINISTRES DELEGUES ;
– LES SECRETAIRES D’ETAT ;
– LES CHEFS DE MISSION DIPLOMATIQUE ;
– LES GOUVERNEURS DE PROVINCE ;
– LES PREFETS ;
– LES CHEFS DES EXECUTIFS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES DECENTRALISEES ;
– LES DIRECTEURS GENERAUX ET DIRECTEURS DES ETABLISSEMENTS PUBLICS ET DES ENTREPRISES DU SECTEUR PUBLIC ET PARAPUBLIC ;
– LES CHEFS DE PROJETS ;
– LES PRESIDENTS DES COMMISSIONS DES MARCHES PUBLICS.
Afin de garantir un fonctionnement idoine du système des marchés publics tel que réorganisé par le décret n° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics, il importe que tous les intervenants aient une même interprétation des règles et procédures qui régissent dorénavant le domaine des marchés publics.
De ce fait, la présente circulaire a pour but d’apporter les clarifications et précisions nécessaires à la bonne compréhension des dispositions du Code des Marchés Publics, pour en faciliter et permettre la rigoureuse application par tous.
Aussi, développe-t-elle, le contenu des dispositions relatives aux thèmes et sous-thèmes ci-après :
1) le champ d’application du Code des Marchés Publics ;
2) les préalables à la passation des marchés publics ;
3) les modes et procédures de passation des marchés publics, notamment :
3.1 les appels d’offres nationaux et internationaux ;
3.2 les appels d’offres ouverts ;
3.3 les appels d’offres restreints ;
3.4 les appels d’offres avec concours ;
3.5 la demande de cotation ;
3.6 les marchés de gré à gré ;
3.7 les marchés spéciaux ;
3.8 les critères d’attribution des marchés ;
3.9 les appels d’offres annulés et les appels d’offres déclarés infructueux ;
3.10 la publication des informations sur les marchés publics ;
3.11 les voies de recours des soumissionnaires ;
3.12 le fractionnement des marchés ;
3.13 la délégation des crédits ;
3.14 les missions des Observateurs Indépendants ;
3.15 les missions des Rapporteurs des Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés ;
3.16 le fonctionnement des Commissions des Marchés Publics.
4) l’exécution des marchés publics :
4.1 l’avenant ;
4.2 la sous-traitance et la co-traitance ;
4.3 la police d’assurance ;
4.4 les garanties.
5) le suivi et le contrôle de l’exécution des marchés publics
5.1 le suivi ;
5.2 le contrôle ;
5.3 les intérêts moratoires et les pénalités de retard ;
5.4 la commission de réception des prestations.
6) la transmission des documents des marchés publics à l’ARMP ;
7) les délais réglementaires de passation des marchés publics ;
8) les incompatibilités de fonctions ;
9) la régulation du système ;
10) les violations de la réglementation.
I. CHAMP D’APPLICATION DU CODE
Au sens du décret N° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics, le Code s’applique à toute commande publique y compris les marchés relatifs à la délégation de gestion des services publics et aux assurances, de montant égal ou supérieur à cinq (5) millions de francs CFA, sous réserve des dispositions des articles 30 et 31 du Code.
II. PREALABLES A LA PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS
Avant d’engager la procédure de passation des marchés ou de saisir la Commission de Passation des Marchés compétente, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, doit :
1. veiller à ce que les projets de dossiers d’appel d’offres se fassent à partir d’études préalables. Ces études doivent être exigées lors de l’examen du dossier d’appel d’offres (DAO) par la Commission de Passation des Marchés. A cet égard, afin de garantir une bonne qualité des prestations à réaliser et de déterminer le budget prévisionnel du marché :
a) les dossiers d’appel d’offres doivent être désormais précédés, pour les marchés d’entretien, d’avant projets sommaires (APS) comprenant notamment les relevés de dégradation, et pour ceux de travaux neufs et de réhabilitation, d’avant projets sommaires et/ou détaillés (APD), assortis, le cas échéant, des notes de calcul, des plans, des dossiers d’expropriation et des détails estimatifs ;
b) le coût prévisionnel du marché doit intégrer le montant de la TVA au taux en vigueur.
c) la Taxe Spéciale sur le Revenu (TSR), qui est retenue à la source pour les règlements à l’étranger du montant des honoraires hors taxes dus aux consultants non-résidents, n’est pas prise en compte dans le calcul de la TVA.
2. programmer la passation des marchés
L’inexistence d’un journal de programmation des marchés a été le plus souvent à l’origine de nombreux cas d’entorses à la réglementation, de la qualité approximative des prestations exécutées et de la faible consommation des crédits d’investissement.
Pour mettre fin à cette situation, les directives ci-après doivent être appliquées scrupuleusement :
d) chaque Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué, doit, en collaboration avec les commissions des marchés concernées, élaborer un journal de programmation des marchés comportant notamment la planification des opérations de passation des marchés et la programmation des séances des commissions des marchés ;
e) le journal de programmation des marchés se fait, pour les Maîtres d’Ouvrage relevant de l’Administration publique à partir du Journal des projets adopté par l’Assemblée Nationale et des autres dotations du budget de l’Etat, et pour les autres, à partir du journal des projets ou du budget adopté par leur Conseil d’Administration ;
f) le Ministère chargé des investissements publics organise, dès le premier mois de chaque exercice, en collaboration avec l’ARMP, des conférences de programmation des marchés du BIP de l’exercice concerné. Ces conférences sont organisées dans les provinces et les départements par les gouverneurs de province et les préfets;
g) chaque Maître d’Ouvrage et Maître d’Ouvrage Délégué est tenu de transmettre, avant le 15 février de chaque exercice budgétaire, un exemplaire dudit chronogramme au Ministère chargé des investissements publics et à l’ARMP pour suivi ;
h) les Maîtres d’Ouvrage relevant des départements ministériels doivent veiller au bon fonctionnement des cellules de suivi de l’exécution du budget de l’Etat créées en leur sein.
3. s’assurer de la mise en place et de la disponibilité du financement ainsi que de la disponibilité du site des travaux, le cas échéant.
Il s’agit de s’assurer selon les cas, soit de l’inscription budgétaire, soit de l’effectivité de l’autorisation de dépenses (carton de crédit), soit de la mise en vigueur de l’accord de financement et le cas échéant, de l’existence effective de la déclaration d’utilité publique (DUP), du décret d’expropriation, de l’acte d’affectation ou tout autre acte justifiant de la disponibilité du site.
Le Code a énoncé en son article 7 alinéa (4), les cas exceptionnels donnant droit à une dérogation expresse du Premier Ministre pour le lancement de la consultation avant la mise en place et la disponibilité du financement. En tout état de cause, la signature de l’ordre de service de démarrage des prestations est conditionnée par l’existence effective des financements.
III. MODES ET PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS
III. 1. APPELS D’OFFRES NATIONAUX OU INTERNATIONAUX
a) La procédure d’appel d’offres national (AON) est recommandée pour la passation des marchés publics de travaux ou de fournitures qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chance d’intéresser les candidats étrangers du fait que:
1. les montants en jeu sont peu élevés ;
2. les travaux sont dispersés ou étalés dans le temps ;
3. les travaux nécessitent une haute intensité de main d’œuvre ;
4. les biens ou les travaux peuvent être fournis localement à des prix inférieurs à ceux du marché international.
b) La procédure d’appel d’offres international (AOI) est recommandée pour la passation des marchés de Services et Prestations Intellectuelles de montant supérieur à cent (100) millions de F CFA ou lorsqu’il n’existe pas de compétence au niveau local pour la réalisation des prestations objet de l’appel d’offres.
c) En tout état de cause, les marchés ne doivent pas faire l’objet de fractionnement aux seules fins de justifier le recours à la procédure d’appel d’offres national.
III- 2. APPELS D’OFFRES OUVERTS
Tout marché public passé par voie d’appel d’offres ouvert doit scrupuleusement respecter les étapes suivantes:
1. élaboration du dossier d’appel d’offres (DAO) par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
2. examen et adoption du DAO par la Commission de Passation des Marchés et avis de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, le cas échéant ;
3. lancement de la consultation par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
4. réception des offres par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
5. dépouillement des offres par la Commission de Passation des Marchés ;
6. évaluation des offres par une sous-commission d’analyse ;
7. proposition d’attribution par la Commission de Passation des Marchés et avis de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente sur la base de la proposition du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué, le cas échéant;
8. attribution des Marchés par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
9. publication des résultats d’attribution par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
10. examen et adoption du projet de marché par la Commission de Passation des Marchés et avis de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, le cas échéant ;
11. signature et notification du marché par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
12. enregistrement du marché par le cocontractant et transmission d’un exemplaire ou d’une copie à l’ARMP par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.
1. Elaboration du dossier d’appel d’offres (DAO)
Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué prépare le dossier d’appel d’offres qu’il soumet à la Commission de Passation des Marchés compétente pour examen et adoption.
Le contenu du dossier d’appel d’offres, de l’avis d’appel d’offres et du règlement particulier de l’appel d’offres, fait l’objet des dispositions des articles 17,18 et 19 du Code. Toutefois, il convient de préciser que :
a) l’avis d’appel d’offres rédigé en français et en anglais, doit mentionner, entre autres, les principaux critères d’évaluation des offres et le nombre de lots dont un soumissionnaire peut être attributaire en cas d’allotissement ;
b) le règlement particulier de l’appel d’offres doit préciser, outre les conditions de rejet des offres, les critères de leur évaluation qui pour les marchés de travaux et de fournitures sont soit essentiels, soit éliminatoires. Ces critères doivent être objectifs, vérifiables et quantifiables autant que possible financièrement.
· les critères éliminatoires fixent les conditions minimales à remplir pour exécuter les travaux ou livrer les fournitures, objet de l’appel d’offres. Ils ne doivent pas faire l’objet de notation. Le non-respect de ces critères entraîne le rejet de l’offre du soumissionnaire.
· les critères dits essentiels sont ceux primordiaux ou clés pour juger de la capacité technico-financière des candidats à exécuter les travaux ou livrer les fournitures, objet de l’appel d’offres. Ceux-ci doivent être déterminés en fonction de la nature et de la consistance des prestations à réaliser.
· le mode d’évaluation est, sous réserve des dispositions du DAO-Type adopté, soit binaire (oui ou non) soit par notation, au choix du Maître d’ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué.
c) dans les cas de marchés de services et prestations intellectuelles, les critères d’évaluation doivent être assortis des sous-critères objectifs et vérifiables ;
d) en cas de notation, l’ouverture des plis s’effectue systématiquement en deux (2) temps et le Règlement Particulier d’Appel d’Offres doit fixer la note technique minimale requise pour l’ouverture des offres financières.
2. Adoption du DAO.
a) La Commission de Passation des Marchés examine et émet un avis technique sur le DAO.
b) Pour les DAO dont les montants prévisionnels des marchés ou ceux des lots cumulés, sont supérieurs aux seuils ci-après, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué transmet le dossier d’appel d’offres adopté par la Commission de Passation des Marchés, pour avis, à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente:
– Routes et autres Infrastructures : 1 milliard F CFA
– Bâtiments et Equipements Collectifs : 500 millions F CFA
– Approvisionnements Généraux : 150 millions F CFA
– Services et Prestations Intellectuelles : 100 millions F CFA
c) Lorsque l’avis est favorable, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué procède au lancement de l’appel d’offres. En cas d’avis favorable assorti de réserves, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué est tenu de lever les réserves avant de poursuivre la procédure, et de transmettre copie des documents corrigés à la CSCM compétente et à l’ARMP.
d) En cas de désaccord entre la Commission de Passation des Marchés ou la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés et le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, ce dernier est tenu de demander un nouvel examen du dossier à la commission en mentionnant ses réserves.
e) En cas de désaccord persistant entre le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission de Passation des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué lance l’appel d’offres et poursuit la procédure. La Commission de Passation des Marchés mentionne, à chaque étape de la procédure, ses réserves.
f) En cas de désaccord persistant entre le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le président de ladite commission transmet le dossier au Premier Ministre pour arbitrage et en informe le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Ce recours est suspensif.
3. Lancement de la consultation.
Sur la base du dossier d’appel d’offres adopté par la commission compétente, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué publie l’avis d’appel d’offres suivant la procédure décrite au point III.10 ci-dessous.
4. Présentation et réception des offres
Pour les marchés de travaux et de fournitures, l’ouverture des offres peut s’effectuer soit en un temps, soit en deux (2) temps, en fonction du mode d’évaluation des critères essentiels retenus. En revanche, pour ceux de services et prestations intellectuelles, l’ouverture des offres se fait systématiquement en deux (2) temps.
Lorsque l’ouverture des plis se fait en un temps, les pièces administratives ainsi que les offres techniques et/ou financières doivent être placées dans la même enveloppe. En cas d’ouverture en deux (2) temps, les pièces administratives et les offres techniques doivent être placées dans une enveloppe distincte de celle contenant l’offre financière.
Les plis contenant les pièces administratives et les offres techniques et/ou financières doivent être hermétiquement fermés. Ils ne doivent comporter aucun cachet, ni aucune indication sur l’identité du soumissionnaire.
Ils sont réceptionnés, consignés dans le registre des offres et transmis à la Commission de Passation des Marchés par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, accompagnés dudit registre.
La date et l’heure limites de dépôt des offres sont celles fixées par l’avis d’appel d’offres.
5. Dépouillement des offres
Au sens du Code, sont irrecevables :
1. les offres parvenues après les dates et heures limites de dépôt ;
2. celles non conformes à la présentation rappelée au point 4 ci-dessus ;
3. celles présentées par les personnes physiques et morales ne s’étant pas acquittées de leurs droits, taxes, impôts, cotisations ou redevances, en état de liquidation, en faillite ou exclues des marchés publics.
A cet égard, les offres visées aux alinéas (1) et (2) ci-dessus et enregistrées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, ne peuvent être réceptionnées par la Commission de Passation des Marchés.
Par contre, lorsque les offres sont déposées dans les conditions autres que celles visées aux alinéas (1) et (2) ci-dessus, la Commission de Passation des Marchés procède systématiquement à leur ouverture, consigne dans le procès-verbal entre autres, les irrégularités décelées et les transmet à la sous-commission d’analyse pour vérification et élimination éventuelle ou évaluation.
Par ailleurs, l’élimination d’une offre pour cause de pièce administrative non conforme aux prescriptions du dossier d’appel d’offres ne doit s’appuyer que sur des motifs de fond notamment l’absence ou la non-validité d’une des pièces formellement mentionnées dans le DAO.
L’ouverture des plis est effectuée par la Commission de Passation des Marchés. Elle donne lieu à un procès-verbal établi séance tenante, mentionnant la régularité des pièces administratives, les prix, les délais, la composition de la sous-commission d’analyse constituée par la Commission de Passation des Marchés en l’absence des soumissionnaires, ainsi que le délai imparti à l’analyse des offres. Une copie dudit procès-verbal à laquelle est annexée la feuille de présence est remise à tous les participants à la fin de la séance.
Sous réserve du respect des prescriptions relatives à la publicité et aux délais de remise des offres, la Commission de Passation des Marchés poursuit la procédure même lorsqu’elle n’a reçu qu’une seule soumission dans les conditions rappelées au point 4 ci-dessus.
La sous-commission d’analyse, désignée par la Commission de Passation des Marchés, est présidée par un représentant du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué.
Peuvent être membres d’une sous-commission d’analyse, le personnel des services du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué, le Maître d’œuvre ou tout expert ayant une compétence dans le domaine concerné.
Lorsque l’ouverture des offres se fait en (2) deux temps, la Commission de Passation des Marchés est appelée à siéger pour : (1) le dépouillement des offres administratives et techniques en présence des soumissionnaires ; (2) l’examen du rapport d’analyse des offres techniques ; (3) l’ouverture des offres financières en présence des soumissionnaires qualifiés ; (4) l’examen du rapport des offres techniques et financières et pour la proposition d’attribution.
6. Evaluation des offres
a) Les travaux de la sous-commission d’analyse doivent aboutir à la rédaction d’un rapport faisant ressortir la vérification détaillée des pièces administratives, l’évaluation des offres techniques et financières, ainsi que leur classement, conformément aux stipulations du dossier d’appel d’offres (DAO).
Ce rapport doit être signé de tous les membres. En cas de divergence, les membres non-signataires du rapport sont tenus d’exprimer leur opinion par note écrite adressée au président de la commission des marchés compétente.
b) Le président de la Commission de Passation des Marchés est tenu de mettre à la disposition de la sous-commission, le procès-verbal de la séance de dépouillement ainsi que les offres paraphées reçues et celles rejetées.
c) Seul le président de la Commission de Passation des Marchés peut, sur proposition de la sous-commission d’analyse, demander aux soumissionnaires des éclaircissements sur leurs offres.
7. Proposition d’attribution
a) Après examen du rapport d’analyse et/ou de synthèse des offres techniques et financières, la Commission de Passation des Marchés notifie au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué, sa proposition d’attribution.
b) Lorsqu’une seule offre est jugée recevable ou lorsque toutes les offres reçues sont supérieures au montant du financement disponible, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué peut entamer des négociations, après avis des commissions des marchés compétentes et avant publication des résultats, avec le candidat présentant l’offre évaluée la moins-disante ou la mieux –disante, conformément aux dispositions de l’article 35 alinéa 3 du Code. Le cas échéant, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué peut rechercher le financement complémentaire.
Aux termes des dispositions de l’article 50 du Code des Marchés Publics, les négociations à engager avec un soumissionnaire, pour le cas particulier des marchés de service et prestations intellectuelles, ne peuvent porter que sur l’aménagement des plans de charges et l’amélioration des termes de références (TDR).
8. Attribution des marchés
a) Pour les marchés ne relevant pas de la compétence de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué attribue le marché suivant la proposition de la commission. Toutefois, lorsque ce dernier n’approuve pas ladite proposition, il est tenu de demander un nouvel examen du dossier par la commission en mentionnant ses réserves.
En cas de désaccord persistant entre la Commission de Passation des Marchés et le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, ce dernier attribue le marché et en fait rapport au Premier Ministre. Dans ce cas, la publication des résultats est subordonnée à la décision du Premier Ministre.
b) Pour les marchés autres que ceux susvisés, la décision d’attribution du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué est conditionnée par l’avis de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente.
Le dossier soumis à l’examen de la Commission Spécialisée comprend notamment, les copies des offres techniques et financières des soumissionnaires, du DAO approuvé, et des rapports de l’observateur indépendant relatifs au projet concerné.
Les avis des Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés doivent être motivés. Ils peuvent être transmis à tout soumissionnaire qui en fait la demande.
Les observations de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés doivent être examinées par les services techniques du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué. Elles ne nécessitent pas un recours à la Commission de Passation des Marchés compétente.
En cas d’avis favorable assorti de réserves, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué est tenu de lever les réserves avant de poursuivre la procédure, et de transmettre copie des documents corrigés la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente et à l’ARMP.
En cas de désaccord persistant entre le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, celui-ci notifie sa décision finale à ladite commission dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception de la notification de l’avis définitif de la commission.
Passé ce délai, le Président de cette commission transmet, dans un délai de cinq (5) jours, le dossier à l’Autorité chargée des Marchés Publics pour arbitrage et en informe le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué par courrier séparé du même jour. Ce recours est suspensif.
c) Pour les marchés sur financement extérieur, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué transmet au bailleur de fonds pour avis et après épuisement au niveau national de l’étape considérée, le dossier d’appel d’offres, les rapports d’analyse des offres ainsi que les propositions d’attribution de la commission des marchés compétente, lorsque les directives des bailleurs de fonds le prévoient.
d) En tout état de cause, toute attribution d’un marché est matérialisée par une décision du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et notifiée à l’attributaire.
e) Toute décision d’attribution doit viser entre autres, le décret n° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics, ainsi que les références de la consultation.
9. Publication des résultats d’attribution
a) Dès obtention de la non-objection, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué décide de l’attribution du marché et publie les résultats.
b) L’obligation de publication des résultats d’attribution ainsi que celle d’insertion de la décision d’attribution dans le journal des marchés publics édité par l’ARMP ou dans toute autre publication habilitée se fait par communiqué unique mentionnant notamment les références de la dite décision, les attributaires, les montants et les délais.
c) Dès publication des résultats, une copie de chaque offre y compris celles des soumissionnaires non retenus est transmise à l’ARMP aux fins d’archivage et d’audit.
d) Lorsque le montant du marché est supérieur à cinq (5) milliards de francs CFA, la publication des résultats est subordonnée au visa du Premier Ministre, à la diligence du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué.
10. Adoption du projet de marché
a) La Commission de Passation des Marchés examine et émet un avis technique sur le projet de marché préparé par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et souscrit par l’attributaire.
b) Pour les marchés dont les seuils relèvent de la compétence de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’ouvrage Délégué transmet le projet de marché souscrit par l’attributaire et adopté par la Commission de Passation des Marchés à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente pour avis.
11. Signature et notification du marché
Le projet de marché adopté par la commission compétente, est à nouveau souscrit par l’attributaire. Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué dispose d’un délai de sept (7) jours pour sa signature et cinq (5) jours pour sa notification à l’attributaire.
Le marché devient définitif à compter de la date de sa signature par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Il entre en vigueur dès notification à l’attributaire.
12. Enregistrement du marché
Le marché est timbré et enregistré par les soins et aux frais de son titulaire, conformément aux dispositions du Code Général des Impôts, en nombre d’exemplaires fixé par le CCAP.
Toutefois, il reste entendu que, conformément aux dispositions du décret n° 2003/651/PM du 16 avril 2003 fixant les modalités d’application du régime fiscal et douanier des marchés publics, lorsque pour un marché public financé par les ressources extérieures, la convention de financement ne prévoit pas la prise en charge des droits et taxes par l’adjudicataire, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué supporte lesdits droits et taxes.
III. 3. APPELS D’OFFRES RESTREINTS
a) L’appel d’offres restreint s’adresse désormais à l’ensemble des candidats retenus à l’issue d’une procédure de pré-qualification et non plus à un nombre limité de candidats parmi ceux pré-qualifiés.
b) La pré-qualification s’effectue à la suite d’un appel public à candidatures ou d’une sollicitation de manifestation d’intérêt relatif à un appel d’offres particulier par insertion dans des publications habilitées.
c) Lorsque la sollicitation de manifestation d’intérêt visée au b) ci-dessus concerne un ensemble d’appels d’offres relatifs aux prestations de même nature à réaliser au cours d’un même exercice budgétaire, le délai entre la publication de la sollicitation et le lancement de l’appel d’offres concerné ne doit pas excéder un trimestre, sauf dérogation expresse du Premier Ministre.
d) Le rapport de pré-qualification, rédigé par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et accompagné du projet de dossier d’appel d’offres avec la proposition de listes restreintes, est soumis à la commission des marchés compétente pour examen.
e) La procédure d’appel d’offres restreint ne peut être utilisée que dans les cas suivants: (1) travaux ou équipements spécifiques de grande importance ou complexes ; (2) fournitures et services spécialisés ; (3) prestations intellectuelles.
f) La procédure d’agrément des entreprises ou des Bureaux d’Etudes Techniques (BET) est proscrite par le Code des Marchés Publics. Elle n’est valable que pour les prestations relevant des bons de commande.
III. 4. APPELS D’OFFRES AVEC CONCOURS
Conformément aux dispositions de l’article 16 du Code, le règlement particulier d’appel d’offres avec concours doit prévoir des clauses notamment sur l’octroi des primes, récompenses ou avantages à allouer aux soumissionnaires les mieux-classés et sur les conditions d’exécution des projets primés.
III- 5. DEMANDE DE COTATION
a) La demande de cotation est une procédure simplifiée de consultation d’entreprises pour la passation de certaines lettres-commandes relatives aux fournitures de biens et services ou à toutes autres prestations de moindre envergure ne nécessitant pas l’élaboration d’offres techniques.
b) La demande de cotation s’effectue par voie d’appel d’offres ouvert.
c) Les prestations pouvant faire l’objet de demande de cotation portent notamment sur : (1) les fournitures, consommables et matériels divers ; (2) le mobilier et petit équipement ; (3) les matériels informatiques ; (4) l’entretien des bâtiments ; (5) le cantonnage.
d) Les demandes de cotation sont préparées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué sur la base du document type élaboré par l’ARMP.
e) La Commission de Passation des Marchés propose à l’attribution, le soumissionnaire dont l’offre, conforme pour l’essentiel aux prescriptions du descriptif technique, est la moins-disante.
III. 6. MARCHES DE GRE A GRE
La procédure de gré à gré est une procédure d’exception.
a) Les cas limitatifs
Le Code a réduit à quatre (4) cas les types de prestations pouvant faire l’objet de marché de gré à gré, à savoir :
1. les travaux, fournitures et services exécutés à titre de recherche, d’études, d’essai, d’expérimentation ou de mise au point, et qui ne peuvent être confiés qu’à des entreprises ou prestataires dont le choix s’impose par leur spécialité, leurs connaissances ou leurs aptitudes particulières ;
2. le remplacement, en cas d’urgence, d’entrepreneurs ou de fournisseurs défaillants ;
3. les travaux, fournitures ou services qui, dans le cas d’urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles, ne peuvent subir les délais d’une procédure d’appel d’offres ;
4. les besoins ne pouvant être satisfaits que par une prestation nécessitant l’emploi d’un brevet d’invention, d’un procédé, d’un savoir-faire ou d’un organisme de gestion et de commercialisation.
b) La procédure
La passation des marchés de gré à gré s’effectue selon la procédure suivante :
1. le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué sollicite de l’Autorité chargée des Marchés Publics, l’autorisation préalable de passer le marché selon la procédure de gré à gré. Sa demande devra être motivée ;
2. l’Autorité chargée des Marchés Publics examine la demande et notifie sa réponse ;
3. Pour les marchés relevant des articles 29(a) et 29 (d) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué transmet le projet de marché, accompagné de l’autorisation de gré à gré désignant l’attributaire du marché, du dossier de consultation, de l’offre de l’attributaire et du rapport d’évaluation, à la Commission de Passation des Marchés et, le cas échéant, à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Les Commissions de Passation des Marchés et les Commissions Spécialisées de contrôle disposent respectivement d’un délai de cinq (5) et sept jours (7) pour émettre leurs avis ;
4. Pour les marchés relevant de l’article 29(b) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué procède à la consultation directe, sans obligation de publicité, d’au moins trois (3) sociétés, transmet le dossier de consultation, les offres des soumissionnaires ainsi que l’autorisation de gré à gré à la Commission de Passation des Marchés pour examen. Celle-ci dispose d’un délai de sept (7) jours pour évaluer les offres et formuler sa proposition d’attribution ;
Lorsque le marché ne relève pas de la compétence de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué attribue le marché. Dans le cas contraire, il transmet le dossier à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Cette commission dispose d’un délai de sept (7) jours pour émettre son avis ;
Les projets de marchés y relatifs sont soumis à l’examen de la Commission des marchés compétente, pour avis.
5. Pour les marchés relevant de l’article 29(c) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué procède à la consultation directe, sans obligation de publicité, d’au moins trois (3) sociétés, analyse les offres et attribue directement le marché. Ensuite, il transmet le projet de marché, accompagné de l’autorisation de gré à gré, du dossier de consultation, de l’offre de l’attributaire et du rapport d’évaluation, à la Commission de Passation des Marchés et, le cas échéant, à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Les commissions respectivement de passation des marchés et spécialisées de contrôle des marchés disposent d’un délai de cinq (5) et sept jours (7) pour émettre leurs avis ;
6. En tout état de cause, le candidat retenu doit impérativement fournir un dossier administratif avant l’attribution définitive du marché.
III. 7. MARCHES SPECIAUX
a) Les marchés spéciaux concernent essentiellement l’acquisition de tous équipements ou fournitures et les prestations de toute nature, directement liés à la défense nationale, à la sécurité et aux intérêts stratégiques de l’Etat. Ils échappent, de ce fait, à l’examen de toute Commission des Marchés Publics prévue par le Code.
b) Les équipements ou fournitures et les prestations de toute nature autres que ceux visés au a) ci-dessus relèvent naturellement de la compétence des Commissions des Marchés Publics.
III. 8. CRITERES D’ATTRIBUTION DES MARCHES
a) l’attribution des marchés de travaux et de fournitures se fait au profit du soumissionnaire présentant l’offre évaluée la moins-disante et remplissant les capacités techniques et financières requises résultant des critères dits essentiels ou de ceux éliminatoires, tels que décrits au point III-2(1) ci-dessus relatif à l’élaboration du DAO.
b) l’attribution des marchés de service et de prestations intellectuelles se fait au soumissionnaire présentant l’offre évaluée la mieux-disante, par combinaison des critères techniques et financiers. En outre, pour les marchés financés par certains bailleurs de fonds et compte tenu de la spécificité des prestations à réaliser, l’attribution peut se faire soit sur la base d’un budget prédéterminé pour lequel le consultant doit proposer la meilleure utilisation possible, soit sur la base de la meilleure proposition financière soumise par les candidats ayant obtenu la note minimale requise. A cet égard, il convient de ne pas confondre la meilleure proposition financière avec l’offre la moins-disante.
c) A offres techniques équivalentes, les soumissions présentées par les PME nationales, les entreprises installées au Cameroun, les groupements d’entreprises associant des entreprises camerounaises ou celles prévoyant une importante sous-traitance aux nationaux bénéficient d’une marge de préférence nationale au plan financier de dix pour cent (10 %) pour les marchés de travaux et de quinze pour cent (15 %) pour ceux de fournitures.
III. 9. ANNULATION DES APPELS D’OFFRES ET APPELS D’OFFRES DECLARES INFRUCTUEUX
a) un appel d’offres peut être annulé lorsque la procédure suivie n’est pas conforme à la réglementation des marchés publics en vigueur.
b) lorsque les offres sont déjà ouvertes, l’annulation de l’appel d’offres est subordonnée à l’accord du Premier Ministre ;
c) Un appel d’offres peut être déclaré infructueux, lorsqu’à l’issue du dépouillement, il n’est enregistré aucune offre conforme aux prescriptions du dossier d’appel d’offres ou si aucune offre financière n’est compatible avec les financements disponibles.
III. 10. PUBLICATION DES INFORMATIONS SUR LES MARCHES PUBLICS
a) Les avis d’appels d’offres doivent impérativement être rédigés en français et en anglais.
b) Les avis d’appel d’offres doivent faire l’objet d’une large diffusion par insertion dans le journal des marchés publics édité par l’organisme chargé de la régulation des marchés publics ou dans toute autre publication habilitée. Les autres moyens de publicité tels que le communiqué radio, la presse disponible en kiosque et les voies d’affichage et électronique ne pourront être utilisés qu’en sus.
c) Toute décision d’attribution d’un marché public par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué est insérée, avec indication de prix et de délai, dans le journal des marchés publics édité par l’organisme chargé de la régulation des marchés publics ou dans toute autre publication habilitée.
III. 11. VOIES DE RECOURS DES SOUMISSIONNAIRES
a) Tout soumissionnaire qui s’estime lésé dans la procédure de passation des marchés publics peut introduire une requête, soit auprès du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué soit directement auprès de l’Autorité chargée des Marchés Publics, en transmettant dans chacun des cas une copie à l’organisme chargé de la régulation des marchés publics. Le recours peut intervenir :
1. devant le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué concerné, entre la publication de l’avis d’appel d’offres y compris la phase de pré-qualification des candidats et l’ouverture des plis ;
2. devant l’Autorité chargée des Marchés Publics, soit à l’ouverture des plis, soit entre la publication des résultats et la notification de l’attribution.
b) Sous peine de forclusion, toute requête doit être timbrée et formulée dans les délais visés aux articles 93 (b), 94 (b) et 95 (b) du Code.
c) L’examen des requêtes peut entraîner soit la reprise ou l’annulation de la procédure suivie, soit la prise des mesures correctives.
III. 12. FRACTIONNEMENT DES MARCHES
a) Le fractionnement d’un marché s’entend comme la fragmentation au cours d’un exercice, d’un marché en plusieurs de moindre envergure, en lettres-commandes ou en bons de commande, dans le but de le soustraire à la compétence d’un autre organe. Il est considéré comme une violation de la réglementation des marchés publics.
b) A cet égard, lorsque les prestations répondant à un même appel d’offres sont réparties en lots ou lorsque plusieurs appels d’offres portent sur les prestations de même nature ou lorsqu’ils sont imputables sur la même ligne budgétaire, le montant total prévisionnel de l’ensemble des marchés à passer doit être pris en compte pour déterminer le seuil de compétence de la commission.
III.13. DELEGATION DE CREDIT
Afin d’éliminer les effets néfastes de la délégation tardive des crédits ou de leur rétention, les Maîtres d’Ouvrage relevant de l’Administration centrale doivent :
1. s’abstenir de demander le retour de l’autorisation de dépenses (cartons des crédits) au niveau de l’Administration centrale ;
2. proscrire la pratique des délégations des crédits à gestion centrale ;
3. limiter les cas de délégation ponctuelle et les effectuer sans délai avant le 30 septembre de chaque exercice budgétaire.
En tout état de cause, les commissions des marchés doivent s’abstenir d’examiner les dossiers d’appels d’offres relatifs aux marchés dont les crédits délégués ont été retournés au niveau central, sauf dérogation expresse de l’Autorité chargée des Marchés Publics.
III. 14. LES MISSIONS DES OBSERVATEURS INDÉPENDANTS
Un Observateur Indépendant assiste aux travaux des Commissions de Passation des Marchés et des sous-commissions d’analyse suivant les modalités fixées aux articles 148 et 149 du Code, pour tous les marchés relatifs à un appel d’offres dont le montant ou celui cumulé des lots, le cas échéant, est supérieur ou égal à trente (30) millions de francs CFA TTC.
Il assiste également aux travaux des Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés.
III. 15. LES MISSIONS DES RAPPORTEURS DES COMMISSIONS SPÉCIALISÉES DE CONTRÔLE DES MARCHÉS
a) En fonction de la nature du projet à examiner, le président de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente choisit un rapporteur sur une liste dressée et régulièrement mise à jour par l’organisme chargé de la régulation des marchés publics, en raison de sa compétence dans le domaine concerné par le projet.
b) La mission du rapporteur consiste à examiner les aspects techniques des documents reçus du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et à rédiger un rapport qu’il présente à la commission dans un délai de sept (7) jours. L’objectif ainsi visé est d’éclairer les membres de la commission sur les spécificités du domaine technique concerné par le projet à examiner, afin de leur permettre de se prononcer sur le dossier en toute connaissance de cause.
A ce titre, le rapporteur devra notamment :
3. pour l’examen du dossier d’appel d’offres (DAO) :
· analyser la corrélation entre les options techniques du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué décrites dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses besoins exprimés suite aux études préalables;
· apporter un jugement sur la pérennité des choix du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué exprimés à travers le descriptif technique du DAO ;
· identifier tous les critères et/ou caractéristiques discriminatoires susceptibles de nuire aux principes d’équité ou contraires aux règles de concurrence ;
· vérifier l’adéquation entre les critères et sous-critères d’évaluation, modes d’attribution et les besoins exprimés par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.
4. Pour l’attribution du marché:
· vérifier la prise en compte par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué des observations éventuelles émises sur le projet de DAO ;
· vérifier le respect de l’application des critères du DAO ;
· s’assurer de la pertinence des notations et/ou des commentaires du rapport de la sous-commission d’analyse des offres ;
· examiner la pertinence et la qualité technique des variantes proposées par les soumissionnaires, leurs coûts et leur évaluation.
5. Pour l’examen du projet de marché, il doit vérifier:
· la conformité des clauses administratives du projet de marché avec les dispositions du DAO ;
· la conformité des caractéristiques techniques, des montants et des délais avec l’option retenue ;
· l’harmonisation des marchés de contrôle avec ceux des travaux, notamment en terme de délais.
6. Pour l’examen des projets d’avenants, il est question:
· d’analyser la pertinence et la qualité de l’étude préalable justifiant l’avenant lorsque des modifications portent sur les spécifications techniques ou engendrent une incidence financière ;
· d’établir, le cas échéant, les parts de responsabilité des différents acteurs (Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué, Maître d’œuvre et entrepreneur) sur l’incidence financière induite par un avenant.
c Les rapporteurs sont rémunérés par dossier traité aux taux fixés par acte du Premier Ministre.
III. 16. LE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS DES MARCHÉS PUBLICS.
a) En vue de la nomination du Président de la Commission de Passation des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué est tenu de proposer à l’Autorité chargée des Marchés Publics, trois (3) candidats parmi lesquels un sera choisi sur la base de leurs Curricula-Vitae.
b) Les présidents, membres, secrétaires et rapporteurs des Commissions des Marchés Publics perçoivent une indemnité de session dont le montant est fixé par arrêté du Premier Ministre, sur proposition de l’ARMP.
c) Chaque Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué doit prévoir dans le budget de fonctionnement des Commissions de Passation des Marchés et des Commissions Spéciales de Passation des Marchés en relation avec les présidents des commissions concernées, les montants afférents aux :
1. indemnités de session ;
2. primes à allouer aux membres des sous-commissions d’analyse des offres et éventuellement aux experts ou invités, dont le montant est déterminé par la commission concernée;
3. autres charges de fonctionnement telles que la photocopieuse, le fax, l’ordinateur et le matériel de travail approprié.
d) Les frais de publication des avis d’appel d’offres et des résultats d’attribution en français et en anglais sont supportés par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.
e) Les dépenses de fonctionnement des Commissions de Passation des Marchés placées auprès des Maîtres d’Ouvrage Délégués sont supportées par le budget des Services du Premier Ministre, à l’exception de celles placées auprès des chefs de projets bénéficiant d’un financement extérieur et des chefs des missions diplomatiques du Cameroun à l’étranger.
f) Les dépenses de fonctionnement des Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés sont inscrites sur une ligne spécifique du budget des services relevant de l’Autorité chargée des Marchés Publics.
g) En vue de maîtriser les dépenses de fonctionnement des commissions des marchés ainsi que celles relatives aux missions des observateurs indépendants et des rapporteurs, les maîtres d’ouvrages, maîtres d’ouvrage délégués et présidents des commissions des marchés devront veiller à ce que :
1. le chronogramme de passation des marchés soit régulièrement mis à jour par les services techniques compétents ;
2. les dossiers à examiner, quelqu’en soit leur nature (DAO, propositions d’attribution, projets de marché ou d’avenant), doivent autant que possible être regroupés de manière à optimiser l’ordre du jour de la réunion et par conséquent, le nombre de séances;
3. le Président de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés fixe en liaison avec le Secrétaire permanent, les jour et heure de réunion ;
4. les observations de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés sont examinées par les services techniques du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et non par la Commission de Passation des Marchés compétente.
IV. L’EXECUTION DES MARCHES PUBLICS
IV. 1. L’AVENANT
a) L’avenant est adopté et notifié selon la même procédure d’examen que son marché de base.
b) En cas de dépassement du montant du marché dans une proportion d’au plus égale à dix pour cent (10 %), les modifications du marché peuvent être apportées par ordre de service et régularisées par voie d’avenant.
c) Lorsque le dépassement du montant du marché est supérieur à dix pour cent (10%), les modifications ne peuvent se faire qu’après signature de l’avenant y afférent.
d) Le montant global des avenants est plafonné à trente pour cent (30%) du montant du marché de base.
e) Lorsque le dépassement du montant du marché est supérieur à trente (30 %) du montant du marché de base, le Maître d’ouvrage ou le Maître d’ouvrage Délégué réceptionne les prestations en l’état et résilie ledit marché. Toutefois, avant ladite résiliation, le Maître d’ouvrage ou le Maître d’ouvrage Délégué sollicite l’autorisation préalable de l’Autorité chargée des marchés publics pour la poursuite des prestations selon les modes et procédures décrits à l’alinéa (f) ci-dessous. L’Autorité chargée des marchés publics requiert l’avis technique de l’ARMP ; lequel avis peut nécessiter des missions d’inspection.
f) En cas d’accord, le Maître d’ouvrage ou le Maître d’ouvrage Délégué procède:
1. Soit à une nouvelle consultation selon la procédure d’appel d’offres.
Cette solution est adaptée pour les marchés comprenant des quantités qui devraient être arrêtées après des études d’APS et/ou APD.
Les marchés des Bureaux d’Etudes ou Consultants doivent prévoir des pénalités en cas de mauvaise évaluation des quantités de marché de base.
2. Soit à la passation d’un marché de gré à gré avec le même cocontractant, conformément aux dispositions de l’article 29(a) ou 29(d) du Code.
Cette solution s’applique aux marchés comprenant les quantités non maîtrisables au moment du lancement de la consultation à l’instar des prestations des Observateurs Indépendants, d’entretien routier et des cas de force majeure. Dans ce cas, il y a lieu :
a) d’une part, de solliciter l’autorisation du Premier Ministre pour la passation d’un marché de gré à gré selon les dispositions de l’article 29(a) ou 29(d) susvisé;
b) et d’autre part, d’exiger lors des négociations, un rabais sur les prix des prestations sujettes aux augmentations d’au moins 30% car, en règle générale, lorsque les quantités augmentent les prix unitaires diminuent.
Le Cocontractant dont le marché a été résilié, bien qu’étant exempt de toute responsabilité, ne peut prétendre à aucune compensation.
Pour les marchés pluriannuels exécutables en tranches ferme et conditionnelles, le plafond de trente pour cent (30%) est considéré par rapport au montant global du marché, sous réserve de la disponibilité financière et des contraintes techniques afférentes à chaque tranche.
IV. 2. LA SOUS-TRAITANCE ET LA CO-TRAITANCE
a) Les marchés sous-traités sont des contrats par lesquels le titulaire d’un marché cède à des tiers l’exécution d’une partie de ce marché.
Tout recours à des sous-traitants ou sous-commandiers est subordonné à l’autorisation préalable du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué.
Nonobstant tout recours à une sous-traitance ou à une sous-commande, le co-contractant de l’Administration demeure responsable de l’exécution de toutes les obligations résultant du marché.
b) Il y a co-traitance lorsque les prestations, objet d’un marché, sont réalisées par des entreprises distinctes dans le cadre d’un groupement.
En cas de co-traitance, le dossier d’appel d’offres en précise les modalités.
Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) doit préciser si les entreprises groupées sont conjointes ou solidaires tel que défini aux articles 65 et 66 du Code.
IV. 3. LA POLICE D’ASSURANCE
a) Les entreprises de droit camerounais ou étrangères sont soumises au Code des assurances CIMA.
b) Pour les marchés de travaux, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué veillera à ce que l’entrepreneur justifie qu’il est titulaire d’une police d’assurance de responsabilité civile, tous risques chantier ou décennale, pour les dommages de toutes natures causés aux tiers ou survenant aux ouvrages jusqu’à la réception provisoire des travaux, à l’expiration de la période de garantie ou de la garantie décennale, le cas échéant.
IV. 4. LES GARANTIES
Le Code des marchés a prévu quatre (4) types de garantie:
1. la caution de soumission ou provisoire qui garantit l’offre du soumissionnaire ;
2. le cautionnement définitif qui garantit l’exécution intégrale des prestations ;
3. la retenue de garantie relative à la bonne exécution du marché et au recouvrement des sommes dont le titulaire serait débiteur au titre du marché ;
4. le cautionnement d’avance de démarrage ou d’approvisionnement qui est facultatif.
Les entreprises titulaires d’un marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs CFA peuvent être dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de l’obligation de fournir le cautionnement définitif ou la retenue de garantie.
Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent produire à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d’un établissement bancaire ou d’un organisme financier agréé de premier rang dont la liste est publiée par le Ministre chargé des finances.
Il n’est pas prévu de retenue de garantie pour les marchés de services et de prestations intellectuelles.
Pour les marchés à tranche ferme et tranches conditionnelles, le cautionnement définitif est libéré soit à la fin de chaque tranche soit après réception provisoire des prestations.
V. LE SUIVI ET LE CONTROLE DE L’EXECUTION DES MARCHES PUBLICS
V. 1. LE SUIVI
La maîtrise d’ouvrage est assurée par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, le cas échéant. Pour l’accomplissement de cette mission, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué accrédite un chef de service et un ingénieur du marché.
a) le Chef de service du marché est une personne physique relevant des services du bénéficiaire des prestations. Il est accrédité pour une assistance générale à caractère administratif, financier et technique aux stades de la définition, de l’élaboration, de l’exécution et de la réception des prestations objet du marché.
Responsable de la direction générale de l’exécution des prestations, il arrête toutes les dispositions technico-financières et représente le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué auprès des instances compétentes d’arbitrage des litiges ;
b) l’ingénieur du marché est, quant à lui, une personne physique ou morale de droit public accréditée pour le suivi de l’exécution du marché.
Responsable du suivi technique et financier, il apprécie, décide et donne toutes les instructions n’entraînant aucune incidence financière. Il rend compte au Chef de service du marché.
V. 2. LE CONTRÔLE
a) Le contrôle d’exécution est effectué par le Maître d’Ouvrage et le cas échéant, le Maître d’Ouvrage Délégué ou l’auditeur indépendant. Par ailleurs, les marchés publics peuvent faire l’objet de contrôle par le maître d’œuvre et les autres corps prévus par les lois et règlements en vigueur, notamment, le Contrôle Supérieur de l’Etat et la Chambre des Comptes.
b) Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, le cas échéant, l’organisme chargé de la régulation des marchés publics peut accéder, aux fins de vérification, aux documents comptables spécifiques au marché du co-contractant de l’Administration, jusqu’à un délai maximum de trois (3) ans à compter de la date de réception définitive des prestations ou de celle de la dernière livraison relative au marché concerné.
c) La maîtrise d’œuvre privée est obligatoire pour les marchés de travaux de montant égal ou supérieur à cent (100) millions de FCFA et pour ceux de fournitures de montant égal ou supérieur à cinq cent (500) millions de francs CFA.
La maîtrise d’œuvre porte sur les études, le contrôle et la réception des prestations
d) Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils visés au c) ci-dessus, les Maîtres d’Ouvrage ou Maîtres d’Ouvrage Délégués ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe à leurs services.
e) Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes aux services du Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué, ayant une expertise avérée dans le domaine concerné.
V. 3. LES INTERETS MORATOIRES ET LES PENALITES DE RETARD
Les dispositions des articles 87 à 90 du Code :
1. énoncent la formule de calcul du montant des intérêts moratoires à supporter par le Maître d’Ouvrages ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Ces derniers doivent veiller au respect scrupuleux des délais de paiement pour éviter l’accumulation des intérêts moratoires qui sont de nature à compromettre la réalisation du marché ;
2. rappellent la formule de calcul du montant des pénalités de retard imputables à l’entreprise ;
3. encadrent la procédure de remise des pénalités de retard par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ;
4. fixent à dix pour cent 10% du montant TTC du marché, le seuil limite des pénalités sous peine de résiliation.
V. 4. LA COMMISSION DE RECEPTION DES PRESTATIONS
a) Pour les marchés financés sur crédits délégués, le Maître d’Ouvrage Délégué doit être représenté dans la commission de réception des prestations.
b) Cette commission est présidée par un représentant du Maître d’Ouvrage bénéficiaire des prestations.
VI. LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS DES MARCHES PUBLICS A L’ARMP
a) A la fin de chaque séance, le Président de la commission des marchés transmet dans un délai maximum de soixante douze (72) heures à l’ARMP, par le biais de son réseau de collecteurs, pour exploitation et archivage, toute la documentation concernant les dossiers traités. Il s’agit notamment :
· du dossier d’appel d’offres ou de la demande de cotation ;
· des procès-verbaux des séances (extraits des registres infalsifiables) ;
· des rapports d’analyse des offres, accompagnés d’un exemplaire paraphé de chaque offre ;
· des copies des journaux contenant les publications des avis d’appel d’offres et résultats d’attribution ;
· des réponses aux requêtes des soumissionnaires ;
· des correspondances avec les Maîtres d’Ouvrage ou les Maîtres d’Ouvrage Délégués.
b) Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué transmet à l’ARMP, pour exploitation et archivage, les documents des marchés publics relevant de sa compétence, dans les délais suivants :
· quarante huit (48) heures pour les avis d’appel d’offres, résultats d’attribution, marchés, lettes-commandes et avenants après leur signature ;
· soixante douze (72) heures dès leur disponibilité, pour tout autre document notamment : la décision constatant la composition de la Commission de Passation des Marchés, le journal de programmation des opérations de passation des marchés, un exemplaire ou une copie des marchés, lettres-commandes ou avenants enregistrés, les ordres de service engendrés dans l’exécution d’un marché, les plannings des travaux, les journaux de chantiers, les attachements et décomptes, les rapports périodiques, les procès-verbaux de réception des prestations et les actes de résiliation du marché.
c) outre l’obligation de transmission des copies des documents des marchés publics à l’ARMP, les Maîtres d’Ouvrage et les Maîtres d’Ouvrage Délégués sont responsables de la conservation et de l’archivage des originaux desdits documents.
.
VII. LES DELAIS REGLEMENTAIRES DE PASSATION DES MARCHES
1. Convocation des membres
Les convocations et les dossiers à examiner par une commission des marchés doivent parvenir aux membres et à l’Observateur Indépendant dans un délai minimum de soixante douze (72) heures avant la date de la réunion.
2. Examen des dossiers
La commission des marchés dispose d’un délai maximum de quinze (15) jours pour rendre son avis, à compter de la date de saisine, non compris les délais d’analyse des offres.
Ce délai peut être ramené à cinq (5) jours lorsque l’urgence le requiert.
3. Lancement de la consultation
· En cas d’avis favorable, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué lance l’appel d’offres et notifie sa décision au président de la commission des marchés compétente dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception dudit avis, assortie le cas échéant, d’une copie du dossier d’appel d’offres ou de la demande de cotation corrigé.
· En cas de désaccord, ce délai est porté à sept (7) jours.
· Si le désaccord persiste entre le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, celui-ci notifie sa décision finale à ladite commission dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception de la notification de l’avis définitif de la commission.
l’ARMP dispose d’un délai de vingt et un (21) jours pour émettre son avis technique au Premier Ministre aux fins d’arbitrage.
4. Préparation des offres
· Les délais requis pour la remise des offres varient de trente (30) à soixante (60) jours. Ils peuvent être ramenés à vingt (20) jours en cas d’urgence et portés à quatre vingt dix (90) jours pour les appels d’offres internationaux.
5. Évaluation des offres
· La durée maximale d’évaluation des offres techniques et financières est de trente (30) jours.
· Le soumissionnaire dispose d’un délai de sept (7) jours pour fournir les éclaircissements demandés par le président de la Commission des Marchés Publics compétente, sur proposition de la sous-commission d’analyse des offres.
6. Attribution du marché
a) Pour les marchés ne relevant pas de la compétence de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué notifie, en cas d’accord, sa décision d’attribution au Président de la Commission de Passation des Marchés dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception de la proposition de la commission.
En cas de désaccord, ce délai est porté à sept (7) jours.
b) Pour les marchés autres que ceux visés au a) ci-dessus, la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés dispose d’un délai maximum de quinze (15) jours pour émettre et notifier son avis sur la proposition d’attribution du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué.
c) Le président de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés notifie son avis dans un délai de quarante huit (48) heures en cas d’avis favorable et de soixante douze (72) heures pour tout autre avis.
· Lorsque l’avis est favorable, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué notifie sa décision au président de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception de la notification de l’avis susvisé.
· En cas de désaccord ou d’avis favorable assorti de réserves, ce délai est porté à sept (7) jours.
· Si le désaccord persiste entre le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, celui-ci notifie sa décision finale à la dite commission dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de réception de la notification de l’avis définitif de la commission.
l’ARMP dispose d’un délai de vingt et un (21) jours pour émettre son avis technique au Premier Ministre, aux fins d’arbitrage.
7. Publication des résultats
Dès publication des résultats d’attribution du marché, les soumissionnaires non retenus sont informés du résultat et invités à retirer leurs offres dans un délai de quinze (15) jours à compter de leur saisine, à l’exception des exemplaires destinés à l’ARMP. Les offres non retirées dans ce délai sont détruites sans qu’il y ait lieu à réclamation.
8. Signature et notification du marché
a) Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué dispose d’un délai de sept (7) jours pour la signature du marché à compter de la date de réception du projet de marché adopté par la Commission des Marchés Publics compétente et souscrit par l’attributaire.
b) Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué notifie le marché à son attributaire dans les cinq (5) jours qui suivent la date de signature.
9. Enregistrement du marché
Le délai maximum requis pour l’enregistrement du marché est celui prévu par le Code Général des impôts, à savoir, trente (30) jours à compter de la date de sa notification au titulaire.
10. Démarrage des prestations
Le délai d’exécution du marché court à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage des prestations.
VIII. INCOMPATIBILITES DE FONCTIONS
Conformément au Code des Marchés Publics :
1. nul ne peut être président de plus d’une Commission des Marchés Publics ;
2. nul ne peut être membre de plus de deux (2) Commissions de Passation des Marchés Publics;
3. nul ne peut être à la fois membre d’une Commission de Passation des Marchés et d’une Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés
4. nul ne peut être secrétaire de plus d’une Commission des Marchés Publics.
5. ni un membre, ni le secrétaire d’une Commission de Passation des Marchés ne peuvent faire partie d’une sous-commission d’analyse constituée par la Commission de Passation des Marchés concernée.
6. aucun membre d’une Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés ne peut participer aux travaux d’une Commission de Passation des Marchés et/ou d’une sous-commission d’analyse des offres.
7. le président, le membre, le secrétaire ou le rapporteur d’une Commission des Marchés Publics ne peut se faire remplacer par une personne extérieure à la Commission.
En cas d’empêchement temporaire d’un membre, son autorité de rattachement désigne un membre intérimaire par lettre adressée au président de ladite commission avec copie à l’organisme chargé de la régulation des marchés publics.
IX. REGULATION DU SYSTEME DES MARCHES PUBLICS
Outre ses missions de formation des acteurs, de diffusion des informations sur les marchés publics, le Code a consacré certaines activités de l’ARMP relatives à l’élaboration des documents types et à la régulation du système.
IX. 1. DOCUMENTS TYPES
Les acteurs du système des marchés publics sont tenus, chacun en ce qui le concerne, d’utiliser les documents standards ci-après, élaborés par l’ARMP :
1. le registre infalsifiable pour la rédaction des procès-verbaux des séances des commissions ;
2. le registre des offres pour l’enregistrement des dossiers d’appel d’offres vendus et les plis des soumissionnaires reçus;
3. le registre des marchés pour l’enregistrement des principales informations relatives aux lettres-commandes, marchés et avenants signés ;
4. les fiches de recours pour la formulation des requêtes des soumissionnaires s’estimant lésés dans la procédure de passation des marchés ;
5. les dossiers d’appel d’offres types pour la facilitation du travail des Maîtres d’Ouvrage et Maîtres d’Ouvrage Délégués ;
6. les dossiers types de demande de cotation.
D’autres documents standards peuvent en tant que de besoin être élaborés par l’ARMP et mis à la disposition des acteurs du système des marchés publics.
Tout manquement à cette prescription peut entraîner la reprise ou l’annulation de la procédure.
IX. 2. ACTES DE REGULATION
a) L’article 110 du Code a énuméré les principales mesures préventives et correctives que peut prendre l’ARMP après détection d’un dysfonctionnement ou d’un manquement dans la procédure.
b) Les destinataires des actes de régulation posés par l’ARMP sont tenus de les prendre en compte et de l’en tenir informée, sous peine de sanction.
c) L’ARMP dresse régulièrement un bilan des actes de régulation qu’il communique à l’Autorité chargée des Marchés Publics avec copies au Ministre chargé de l’administration territoriale en ce qui concerne les Maîtres d’Ouvrage Délégués, aux Gouverneurs de province uniquement pour les actes concernant les Préfets, ainsi qu’aux Ministres de tutelle technique pour ceux concernant les établissements publics administratifs et entreprises du secteur public et parapublic.
Pour ce qui est des collectivités territoriales décentralisées, une copie des actes les concernant est communiquée à l’autorité de tutelle territorialement compétente.
d) L’Autorité chargée des Marchés Publics peut annuler l’attribution d’un marché effectuée en violation de la réglementation ou en marge des règles de bonne gouvernance notamment dans les cas avérés de trafics d’influence, de conflits d’intérêts, de délits d’initiés, de fraude ou de corruption.
e) L’Autorité chargée des Marchés Publics peut à titre conservatoire, prendre une décision d’interdiction de soumissionner pendant une période n’excédant pas deux (2) ans, à l’encontre de tout soumissionnaire reconnu coupable de trafic d’influence, de conflits d’intérêts, de délit d’initiés, de fraude, de corruption ou de production de documents non authentiques dans la soumission, sans préjudice des poursuites pénales qui pourraient être engagées contre lui.
X. VIOLATION DE LA REGLEMENTATION
L’inobservation des dispositions régissant la passation, l’exécution et le contrôle des marchés publics est sanctionnée conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment :
1. la non transmission des documents à l’ARMP et aux autres acteurs visés dans le Code;
2. le non respect du secret professionnel par le président et les membres des commissions et sous-commissions des marchés ainsi que le secrétaire, le rapporteur, l’observateur indépendant sans préjudice de leur radiation de la commission concernée ;
3. les cas de malversation ou de défaillance dans l’exercice du contrôle des marchés publics, sans préjudice de la réparation des dommages subis par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.
En outre, les personnes incriminées ne peuvent être désignées pour contrôler l’exécution des marchés publics avant une période de trois (03) ans à compter de la date de constatation de leur défaillance ;
4. le co-contractant de l’Administration dont le marché est résilié pour des raisons évoquées à l’article 100 du Code, à l’exception des cas visés aux (a) et (g) dudit article.
En outre, il ne peut, sauf dérogation spéciale exclusivement accordée par l’Autorité chargée des Marchés Publics, soumissionner pour un nouveau marché public avant une période de deux (2) ans à compter de la date de notification de la résiliation. A cet égard, la liste des entreprises incriminées est régulièrement mise à jour par l’ARMP.
En définitive, il convient de préciser que le soumissionnaire, le cocontractant ou l’Administration qui s’estime lésé dans la procédure de passation ou d’exécution d’un marché public, peut formuler un recours pour obtenir réparation du préjudice subi.
J’attache du prix au strict respect et à l’application rigoureuse des prescriptions de la présente circulaire qui s’inscrit dans le cadre des mesures prises en vue de l’assainissement de la gestion de la dépense publique.
YAOUNDE LE 30 Déc. 2005
LE PREMIER MINISTRE ,
CHEF DU GOUVERNEMENT,
(é) INONI Ephraim
