LES DIFFERENTES PARTIES DES TDR
Pour garantir la clarté du document et sa bonne compréhension par le
prestataire, pour connaître les attentes qu’il doit satisfaire, et pouvoir tenir
compte des contraintes qui lui sont imposées, les TDR s’articulent
généralement autour de trois grandes parties à savoir :
– une présentation générale des constituants de l’action (présentation
rapide du contexte et de la nature de la prestation, description détaillée
de la prestation, en particulier des acteurs qui y sont associés,
présentation des attentes du commanditaire et des objectifs à atteindre,
les références constitutives de l’action) ;
– des précisions sur le contenu de la commande (dans le cas d’une
évaluation, il s’agit des questions évaluatives et des critères
d’évaluation, les méthodes à utiliser, les attentes particulières
(restitution, livrables, etc.) ;
des précisions sur les aspects pratiques de la prestation (organisation de
l’interface ‘’commanditaire – bénéficiaire de l’action – prestataire’’,
contraintes en termes de durée, de calendrier, etc., composition de
l’équipe, budget disponible, livrables attendus, précisions
contractuelles).
2.1.1. Présentation générale des constituants de la prestation
Cette présentation devrait comporter quatre paragraphes courts.
2.1.1.1. L’introduction : synthèse du contexte et de la nature de la
prestation
Dans ce chapitre, on retrouve généralement les éléments suivants, présentés de
façon succincte et qui feront plus loin l’objet de description détaillée :
– le commanditaire ;
– l’objet de la prestation, sa nature (un projet, une institution, un
programme, un dispositif, etc.) et ses principales caractéristiques (sa
localisation, son cadre institutionnel, ses différents protagonistes etc.),
– le contexte, le positionnement, les protagonistes de la prestation
– les principales attentes du commanditaire.
En fonction de ces attentes et de ce contexte, le commanditaire peut suggérer
une méthode, ou avoir d’emblée une préférence pour une méthode.
2.1.1.2. La définition précise de la prestation et de son champ
Ce paragraphe doit donner des détails de présentation initiale de l’action :
géographie de l’action, ses objectifs, ses acteurs, son historique, sa stratégie,
ses moyens, son organisation, ses grandes phases, et les principaux résultats
atteints.
C’est aussi à ce niveau que le commanditaire doit définir l’ampleur de la
prestation. Dans le cas d’une évaluation, il s’agit de définir le champ de
l’évaluation qui doit être cohérent avec les moyens mobilisés pour l’évaluation
et l’étendue des questions évaluatives.
2.1.1.3. Les objectifs détaillés de la prestation.
Le premier point a décrit sans trop de précision l’objectif de la prestation, de
même que les attentes. Il faut présenter les objectifs et les attentes du
commanditaire dans leurs détails. Dans le cas d’une évaluation de projets ou
de programmes, les évaluations répondent à trois types de préoccupation : (i)
une appréciation générale de la qualité du travail accompli et des résultats
obtenus ; (ii) des préoccupations opérationnelles en termes de ‘’quelles suites
donnée à l’action’’, (iii) des préoccupations stratégiques en termes de ‘’quelles
leçons tirer pour améliorer les interventions des institutions concernées’’.
Quelques précisions : le commanditaire peut : (i) préciser aux prestataires, la
nature des conclusions qu’il attend d’eux ; (ii) faire part de ses hypothèses sur
les qualités de l’action. Cela ne devrait gêner aucunement le prestataire.
2.1.1.4. L’explication des références constitutives de la prestation
Selon le cas, ces références peuvent être : (i) des normes propres aux
commanditaires, ou fixées par les règles de l’art, ou encore définies en
fonction d’un contexte particulier ; (ii) des documents constitutifs d’une
institution, d’un dispositif ou d’une politique ; (iii) les documents qui décrivent
un projet ou un programme.
2.1.2. Précisions sur le contenu de la commande : questions spécifiques et
éléments méthodologiques
Pour aboutir à la définition du processus d’une prestation en partant des
objectifs, il sera question pour le commanditaire, d’être précis ; il lui faudra
faire deux types de travail pour permettre au prestataire de mieux accomplir sa
mission :
(i) traduire les objectifs généraux de la prestation en questions
spécifiques ou en domaines de qualité, puis en critères ou en
hypothèses, puis en indicateurs. Dans le cas de l’évaluation d’un
programme, on parle de questions évaluatives.
(ii) définir des méthodes de collecte et de traitement de l’information,
puis des restitutions et de validation des conclusions de l’étude.
Le détail qui suit concerne le cas où la prestation est une évaluation de projet
ou de programme.
2.1.2.1. Explicitation des attentes en questions évaluatives, en critères ou
hypothèses puis en indicateurs.
Des objectifs et des attentes aux questions évaluatives : le commanditaire doit
traduire dans un détail clair, ses objectifs et attentes en questions évaluatives
ou en domaine de qualité.
Des questions évaluatives aux critères et aux indicateurs : le commanditaire
peut indiquer les critères ou hypothèses et les indicateurs qu’il souhaite voir
privilégier dans la façon de répondre aux questions évaluatives qu’il a posées.
Il peut aussi laisser le soin à l’évaluateur de le faire.
2.1.2.2. Méthodologie
La prise en compte des points suivants est indispensable pour cette partie.
(i) Un minimum de précision est indispensable pour :
– informer les évaluateurs des sources de données disponibles,
9
– veiller à ce que tous les interlocuteurs soient pris en compte,
– insister sur le caractère participatif de l’évaluation,
– cadrer le travail de l’évaluateur
– permettre un minimum de cohérence entre les attentes et les moyens.
(ii) Les principaux éléments de méthodes : le commanditaire indique à ce
niveau les différentes étapes de la prestation ainsi que leur durée
(analyse documentaire, réunions de prise de contact, rencontre avec
les acteurs, la phase de terrain, la phase de restitutions, etc.). Le
commanditaire peut indiquer sa préférence pour certaines méthodes,
souhaiter connaître l’opinion de certaines catégories d’acteurs, exiger
certaines données (qualitatives ou quantitatives).
(iii) Le caractère participatif au-delà de la méthode d’investigation : le
commanditaire peut exiger la mise en oeuvre d’une méthode
participative. Cela est particulièrement indiqué lorsque l’action à
évaluer s’inscrit dans un processus participatif (partenariat entre
acteurs associés à la mise en oeuvre), ou d’apprentissage.
2.1.3. Les aspects pratiques
2.3.1.1 Organisation de l’interface commanditaire / bénéficiaire /
prestataire
Le commanditaire peut vouloir maîtriser le processus itératif qui caractérise
certaines évaluations. Dans ce cas, il peut prévoir une série de réunions, en
désignant clairement les participants ou en prévoyant des processus de
validation des étapes intermédiaires du travail. Dans le cas d’une démarche
participative (surtout en présence de plusieurs commanditaires), la mise en
place d’un comité de pilotage est recommandée.
2.1.3.2. Principales contraintes
– Durée totale, durée des phases d’exécution : la durée doit être
cohérente avec les éléments méthodologiques imposés par les TDR ;
– Calendrier : le calendrier d’exécution doit tenir compte des contraintes
de l’action évaluée. Dans le cas d’un projet, il est indispensable de
prendre en compte la disponibilité des équipes de mise en oeuvre. Dans
d’autres cas, les contraintes climatiques sont importantes, de même que
le calendrier agricole, etc. il faut aussi inclure la disponibilité du
commanditaire.
2.1.3.3. Composition de l’équipe
10
Elle est déterminée par la diversité des questions évaluatives, les contraintes
évoquées ci-dessus.
2.1.3.4. Budget
Le commanditaire fixe très souvent un budget plafond pour les prestations
qu’il commandite. Il l’annonce très rarement dans le cas des appels d’offres
espérant ainsi tirer les prix vers le bas. Ce plafond est fixé par le
commanditaire et doit être cohérent avec la masse de travail demandée au
prestataire. Il est aussi recommandé de préciser qui du commanditaire ou du
prestataire doit prendre en charge certains frais tels que (transports locaux,
frais de réunion, etc.)
Mais il n’est pas indiqué de mentionner le budget prévu dans les TDR.
2.1.3.5 Produits (livrables ou rendus) attendus
A ce niveau, le commanditaire précise les documents attendus : rapports, note
de synthèse, annexes, etc. Il précise aussi, la façon dont ces rapports seront
validés.
2.1.3.6 Précisions contractuelles
Les TDR peuvent contenir des précisions sur le contrat ou les modalités
contractuelles. Mais ces questions font souvent l’objet d’un document à part.
2.2 QUELQUES CONSEILS POUR LA REDACTION DES TERMES
DE REFERENCE D’UNE PRESTATION
De façon générale, il faut se méfier des recettes toutes faites ; rédiger les TDR
comme on le sent en suivant la chronologie indiquée ci-dessous.
2.2.1. Formuler des objectifs cohérents qui répondent à vos attentes
Pour y parvenir, il faut :
– commencer par bien clarifier vos attentes ;
– traduire ces attentes en objectifs que l’on assigne à la réalisation de cette
prestation ; éviter d’être trop long ;
– hiérarchiser ces objectifs ;
– décliner chaque objectif en questions spécifiques (questions évaluatives,
par exemple) ; éviter d’avoir trop de questions spécifiques ;
11
– vérifier la cohérence entre cette première version et les moyens à mettre
en oeuvre ;
– en fonction de ces questions, penser à la composition de l’équipe de
réalisation, à la durée, à la méthodologie appropriée, aux données à
utiliser et à leur collecte.
2.2.2. Présenter les constituants de la prestation
On peut y parvenir en abordant successivement les points suivants :
– présentation de l’objet de la prestation. A ce niveau il faut éviter
l’exploitation abusive des documents existants ; cela pourrait conduire à
un mélange terrible. Il faut donc :
o rédiger et avoir un esprit de synthèse des documents qui existent ;
o identifier les éléments spécifiques nécessaires à la prestation en
fonction des objectifs fixés ;
o élaborer la présentation en tenant compte de ces éléments.
– introduction et références. L’introduction doit être courte (une page par
ex). Elle doit conduire le lecteur rapidement dans le vif du sujet. En ce
qui concerne les références à utiliser lors de l’exécution de la
prestation, il faut se limiter à l’essentiel.
2.2.3. Présenter le contenu et les aspects pratiques
A ce niveau, il faut :
– vérifier la clarté et la cohérence du texte avec l’aide d’un oeil extérieur ;
– mettre en ordre les autres aspects pratiques qui sont en général faciles à
rédiger car ils sont pour la plupart communs à beaucoup de prestations.